IKN Italy
Settore
Servizi
Soluzione
Customer Relationship Management , Digital Marketing & Automation
Prodotti
Zoho
La sfida
Prima dell'intervento di Impresoft Engage, IKN Italy gestiva la relazione con i clienti attraverso un CRM che offriva già una buona base, ma con alcune aree di miglioramento che potevano essere ottimizzate:
- Reportistica manuale
- Assenza di automazioni di marketing
- Integrazione parziale tra le piattaforme tecnologiche
- Gestione dei consensi GDPR decentralizzata e complessa
- Workflow non strutturati
Queste dinamiche rallentavano alcune attività commerciali e operative e influenzavano la qualità dei dati. Grazie all'intervento di Impresoft Engage, è stato rimesso il cliente al centro, migliorando l'efficienza operativa, ottimizzando la qualità dei dati e consentendo all'azienda di essere più reattiva e proattiva nel cogliere nuove opportunità
Al tempo stesso, IKN Italy aveva chiari gli obiettivi da raggiungere:
- Ottenere una visione integrata e completa del cliente, centralizzando i dati e connettendoli a tutti i touchpoint digitali
- Automatizzare i processi di marketing, vendite e gestione eventi, per rendere le operazioni più efficienti e mirate
- Prendere decisioni più rapide e informate, grazie a reportistica in tempo reale e analytics avanzata
- Favorire una crescita sostenibile nel tempo, abilitata da una soluzione CRM in grado di supportare la strategia di lungo periodo.
Il nostro intervento
IKN Italy ha scelto Impresoft Engage per competenza verticale su Zoho, approccio consulenziale end-to-end e capacità di gestione del rischio e della migrazione senza impattare le attività critiche dell’azienda.
Impresoft Engage è un partner affidabile, puntuale e in grado di comprendere il business dei clienti nel dettaglio e suggerire soluzioni funzionali a problemi complessi. La scelta di Zoho è stata motivata dalla possibilità di personalizzazione, automazione e integrazione avanzata.
Grazie all'integrazione di tutti i nostri sistemi, i flussi di lavoro tra marketing, vendite e supporto sono diventati più fluidi, permettendo una collaborazione più efficace e una gestione dei progetti decisamente più agile.
Camilla Ferraro, Marketing & Communication Director, IKN Italy
L’intervento ha previsto un progetto strutturato su più livelli
1. Personalizzazione avanzata di Zoho CRM
L’implementazione non si è limitata alla configurazione standard: Impresoft Engage ha riprogettato i processi commerciali e di gestione eventi traducendoli in un CRM totalmente personalizzato.
Sono state create pipeline specifiche in Zoho CRM che riflettono la natura dei contatti di IKN Italy per consentire una gestione precisa e contestuale della relazione.
Sono state inoltre introdotte personalizzazioni legate a:
- gestione delle offerte e tracciamento delle opportunità
- modelli di raccolta dati conformi GDPR
- centralizzazione dei consensi e della cronologia delle interazioni
- campi e layout customizzati per la gestione delle diverse tipologie di evento e contenuti.
Queste personalizzazioni permettono oggi ai team di lavorare in un ambiente coerente, dove ogni dato è leggibile, aggiornato e utile per decisioni rapide.
2. Integrazione completa dell’ecosistema digitale
Una delle sfide più complesse del progetto riguardava la necessità di integrare tutti i touchpoint dell’esperienza IKN Italy: sito web, piattaforma eventi, tool di marketing e di vendita.
Impresoft Engage ha affrontato questo passaggio con un lavoro tecnico avanzato che ha portato a un sistema completamente interconnesso.
Integrazione dei form del sito tramite API
I numerosi form presenti nel sito web di IKN Italy sono stati integrati con Zoho CRM tramite API seguendo logiche altamente specifiche. Ogni form ora alimenta il CRM con informazioni strutturate riguardo comportamenti, interessi e acquisti.
Questa integrazione consente una profilazione dinamica dei contatti, utile sia al team Marketing, che alimenta Zoho Campaigns con segmenti sempre aggiornati, sia al team Sales, che lavora su opportunità più qualificate.
Integrazione bidirezionale con la piattaforma eventi
Oltre al sito web, Impresoft Engage ha integrato anche la piattaforma di gestione eventi in modalità bidirezionale. Questo significa che:
- i dati generati dagli eventi (partecipazioni, ruoli, status, interazioni) fluiscono automaticamente nel CRM
- aggiornamenti, modifiche e inserimenti effettuati in Zoho CRM vengono sincronizzati verso la piattaforma eventi
La bidirezionalità garantisce un flusso continuo, evita duplicazioni e rende possibile orchestrare l’intero ciclo di vita dell’evento in un unico ambiente.
3. Automazioni intelligenti e collaborazione cross-team
Per aumentare l’efficienza e ridurre le attività manuali, Impresoft Engage ha implementato un insieme di automazioni avanzate che sfruttano le potenzialità della suite Zoho.
Fra le principali:
- Nurturing automatico dei contatti in Zoho Campaigns, con trigger basati su comportamenti reali
- Segmentazioni dinamiche aggiornate in tempo reale grazie ai dati provenienti dal sito e dalla piattaforma eventi
- Assegnazioni automatiche dei lead e reminder operativi per i team Sales
- Workflow operativi condivisi, che eliminano i silos e favoriscono una collaborazione fluida tra i reparti.
Grazie a queste automazioni, l’intera azienda lavora oggi dentro un unico ecosistema Zoho One, dove ogni informazione è centralizzata, accessibile e aggiornata in tempo reale.
Grazie all'adozione di Zoho One, molte delle nostre attività sono state semplificate in modo significativo. In particolare, l'automazione dei percorsi di marketing ha reso possibile la creazione di pubblici dinamici, migliorando la personalizzazione delle campagne in tempo reale e ottimizzando la comunicazione con i clienti. I flussi automatizzati non solo hanno reso più efficienti le comunicazioni esterne, ma hanno anche semplificato i processi interni, come l'assegnazione dei lead e il monitoraggio delle attività tra i diversi team.
Inoltre, la reportistica complessa che prima richiedeva un grande sforzo manuale ora è completamente automatizzata, aggiornata in tempo reale e facilmente accessibile a tutti i dipartimenti. Questo ha migliorato non solo l'accuratezza dei dati, ma anche la velocità delle decisioni.
Camilla Ferraro, Marketing & Communication Director, IKN Italy
I risultati
L’adozione di Zoho One, implementata da Impresoft Engage, ha generato benefici tangibili e immediatamente misurabili. Il risultato è un ecosistema operativo centralizzato, fluido e collaborativo, basato su processi coerenti e dati sempre aggiornati.
Reportistica avanzata e dati affidabili
Dashboard real-time e KPI automatizzati hanno eliminato la reportistica manuale, rendendo le decisioni più rapide e basate su dati accurati.
Automazione dei flussi e riduzione del carico operativo
Le attività ripetitive sono state ridotte significativamente grazie a:
- nurturing automatizzati
- trigger intelligenti
- assegnazioni automatiche dei lead.
Maggiore coerenza e collaborazione tra team
Tutti i reparti ora lavorano nella stessa suite, condividendo informazioni senza dispersione. Non esistono più silos: Sales, Marketing e Production operano in perfetta continuità, come un unico organismo.
Una piattaforma unica per tutto il ciclo di vita dell’evento
Dal lead al follow-up post-evento, IKN Italy gestisce ora ogni fase in un unico ambiente integrato.
Personalizzazione e scalabilità
Oggi la piattaforma Zoho è un asset strategico che permette a IKN Italy di:
- gestire volumi crescenti
- progettare nuove automazioni
- integrare funzionalità future, incluse automazioni AI, utilizzi evoluti dello strumento di Survey e di Zoho Analytics.
Ad aziende simili alla nostra, consiglio di non rimandare la decisione di integrare strumenti digitali innovativi. Le migrazioni possono essere processi complessi ma i benefici sono maggiori delle difficoltà. Inoltre scegliere uno strumento scalabile - come Zoho - garantisce la possibilità di continuare il processo di innovazione anche oltre i limiti inizialmente visibili.
Camilla Ferraro, Marketing & Communication Director, IKN Italy
