Columbus Group

Azienda

Columbus Group

Settore

Supply Chain

Soluzione

Digital Business Consulting

Prodotti

monday.com

Il cliente

Columbus Group costruisce su monday.com l'infrastruttura che tiene insieme business unit con esigenze diverse

Columbus Group è una realtà di spicco nell'outsourcing logistico strategico, un settore in cui il minimo disallineamento informativo può tradursi in ritardi nelle catene di fornitura, errori di stoccaggio e impatti diretti sul business dei clienti finali.

A rendere particolarmente articolato il lavoro quotidiano dell'azienda è la sua natura diversificata, organizzata in divisioni con esigenze operative anche molto distanti tra loro. Columbus Logistics offre servizi di logistica strategica con una specializzazione nella gestione in-house; Columbus Pharma si occupa della logistica di prodotti farmaceutici, chimici, cosmetici e hi-tech; ColumbusPromo ha un'anima più creativa e progettuale, dedicata alle soluzioni di merchandising e comunicazione attraverso gli oggetti; BN Document logistics si occupa di servizi di archiviazione documentale fisica; Columbus Semea offre soluzioni logistiche avanzate e supporto commerciale in ambito aerospace.

Perché un ecosistema così articolato generi valore, è indispensabile che le operations fisiche nei magazzini comunichino in tempo reale con i reparti commerciali, con l'IT e con l'amministrazione, garantendo precisione, conformità e velocità di esecuzione. È esattamente su questa condizione, che diventa più impegnativa man mano che l'azienda cresce, che si è concentrato il progetto.

La sfida

Il punto di partenza di Columbus Group è quello di molte aziende solide e in espansione: una crescita costante, che nel tempo ha portato i processi e gli strumenti ad essere ripensati per una dimensione diversa da quella per cui erano nati. Si trattava di accompagnare l'organizzazione verso un livello di struttura coerente con la sua scala attuale.

Il primo fronte riguardava la gestione commerciale della divisione Logistics, che si appoggiava a fogli di calcolo e a strumenti pensati per esigenze precedenti. La pipeline di vendita non era leggibile in modo centralizzato, e la gestione dei rinnovi tariffari era affidata all'attenzione delle singole persone: senza un sistema che segnalasse per tempo l'avvicinarsi della scadenza di un contratto, un passaggio importante per la marginalità dipendeva da un presidio manuale.

Un secondo fronte riguardava il raccordo tra vendite e produzione, particolarmente rilevante nella divisione Promo. Quando un commerciale raccoglieva l'esigenza di un cliente per un nuovo merchandising, doveva trasferire il brief creativo, con budget, file, quantità e scadenze, ai team di design e produzione. In assenza di un flusso guidato questi passaggi avvenivano via e-mail o documenti separati, con il risultato che lo stato di avanzamento di un progetto era ricostruibile solo chiedendo, e che il management non disponeva di una misura oggettiva del carico di lavoro delle risorse e del tempo medio di completamento di una commessa.

C'era poi il tema del supporto interno. Con la crescita dei volumi, fino a circa ottanta persone coinvolte e oltre 1.500 ticket generati in pochi mesi, il reparto IT gestiva un flusso di richieste crescente attraverso un sistema di ticketing che non consentiva una categorizzazione strutturata. Le richieste arrivavano spesso prive delle informazioni necessarie a inquadrarle, il che rendeva più difficile per i tecnici organizzare il lavoro e distinguere gli interventi realmente urgenti da quelli ordinari.

Le stesse esigenze di coordinamento emergevano infine nei processi di attivazione. L'ingresso di un nuovo cliente logistico richiede all'IT di configurare le interfacce, all'ufficio acquisti di procurare i materiali, alle operations di allocare gli spazi, al legal di predisporre i contratti: senza un cronoprogramma condiviso, tenere allineati attori diversi verso la stessa data di go-live richiedeva un lavoro di raccordo interamente manuale.

Obiettivi e risultati attesi

Da questo quadro discendevano obiettivi prima di tutto strategici. Columbus Group voleva rendere leggibile e centralizzata la visibilità commerciale, così da non far dipendere i rinnovi da un presidio individuale; collegare vendite e produzione in un unico flusso tracciabile, per poter misurare tempi e carichi di lavoro; dare al reparto IT strumenti per organizzare e qualificare la domanda di assistenza; e infine orchestrare da un unico punto processi di attivazione che coinvolgono simultaneamente molti reparti.

Il filo che lega questi obiettivi è la fiducia nel dato. Quando le informazioni vivono su sistemi che non dialogano, il tempo si sposta dalla decisione alla ricostruzione di ciò che è successo. Ricomporre quel dato in un unico flusso era la condizione per proteggere la marginalità e per sostenere la crescita senza che il carico di coordinamento crescesse nella stessa misura.

La soluzione

L'approccio di Impresoft Engage non si è limitato all'installazione di uno strumento. Il lavoro è avvenuto a monte, con un'analisi consulenziale dedicata a mappare, ottimizzare e trasporre i processi di Columbus Group per collegare tra loro ambiti che fino a quel momento vivevano separati. L'adozione dell'ecosistema monday.com è stata la traduzione tecnologica di questa visione, con l'obiettivo di trasformare procedure distinte in un unico flusso di lavoro continuo e interconnesso.

Per la gestione commerciale della divisione Logistics abbiamo strutturato un ambiente monday CRM completo. I commerciali gestiscono oggi l'intero ciclo di vita del cliente in un unico spazio, in cui le opportunità sono collegate direttamente alle anagrafiche dei magazzini fisici e ai centri di costo.

L'elemento più rilevante è stata l'introduzione di automazioni proattive: il sistema invia notifiche e promemoria all'avvicinarsi delle scadenze contrattuali, così che la gestione dei rinnovi tariffari non dipenda più da un promemoria manuale.

Per la divisione Promo abbiamo costruito il collegamento che mancava tra vendite e produzione, connettendo nativamente il CRM a monday Work Management. Nel momento in cui il team pre-sales completa il brief e l'opportunità passa allo stato di lavorazione, il sistema genera automaticamente le schede di produzione per i team operativi e di design. Tutto lo storico, i file, i budget e le tempistiche si trasferiscono da un reparto all'altro senza passaggi via e-mail, restituendo alla direzione una tracciabilità completa e la misura dei tempi di attraversamento di ogni commessa.

Sul fronte del supporto, l'azienda ha adottato monday Service per il ticketing interno del reparto IT. Questo ha permesso di centralizzare e categorizzare ogni richiesta in entrata, chiedendo agli utenti interni le informazioni necessarie fin dal primo contatto e dando così ai tecnici un quadro più ordinato su cui organizzare il lavoro.

La complessità dell'ingresso di nuovi clienti è stata affrontata con una logica di portfolio management. Abbiamo configurato modelli di progetto preimpostati: quando il reparto vendite chiude un nuovo contratto logistico, il sistema crea automaticamente l'intero progetto di onboarding e genera un diagramma di Gantt condiviso, distribuendo i task ai vari reparti con le relative dipendenze e scadenze.

Il management dispone così di una dashboard centrale per monitorare l'avanzamento, individuare i punti di rallentamento e allocare le risorse prima che si generino ritardi, senza dover ricostruire le informazioni reparto per reparto.

I risultati

Ad un anno dall'avvio, il segnale più solido del cambiamento è il fatto che la piattaforma sia entrata stabilmente nel lavoro quotidiano delle persone. Le rilevazioni di monday.com indicano per Columbus Group un tasso di utilizzo attivo mensile intorno all'80% in media, un livello di adozione elevato per un'organizzazione di questa complessità. È un dato che dice molto, perché racconta uno strumento realmente usato nei processi.

Al di là dell'adozione, il beneficio che l'azienda considera più rilevante riguarda l'organizzazione e la qualità del dato. Flussi di lavoro più tesi e ottimizzati hanno reso le informazioni più affidabili e più facili da leggere nel momento in cui servono, spostando l'attenzione dalla ricostruzione di ciò che è successo alle decisioni concrete.

Il valore si è concentrato soprattutto in due ambiti. Il primo è la semplificazione dei processi, nuovi ed esistenti, ottenuta attraverso automazioni, integrazioni tra sistemi, gestione documentale e moduli strutturati per la raccolta delle informazioni.

Il secondo è la capacità di generare e analizzare dati e report effettivamente utili alle decisioni di business, resa possibile da notifiche automatiche, filtri basati su regole condizionali e dashboard dinamiche. A questi si aggiunge, in misura più contenuta, un lavoro quotidiano di collaborazione e comunicazione più ordinato, dagli aggiornamenti di stato ai commenti fino alle menzioni dirette all'interno delle attività.

La crescita dell'azienda può ora appoggiarsi sulla struttura dei processi, e non più sulla sola capacità delle singole persone di tenere insieme le informazioni.

Intelligenza artificiale: un percorso in costruzione

Il capitolo su cui Columbus Group e Impresoft Engage stanno lavorando con maggiore interesse è l'introduzione dell'intelligenza artificiale nel supporto interno, intesa non come elemento tecnologico a sé ma come leva per alleggerire le attività a più alto dispendio di tempo.

All'interno di monday Service è in corso una sperimentazione di agenti AI dedicati alla gestione dei ticket di assistenza di primo livello. Gli agenti sono progettati per lavorare in autonomia oppure con l'approvazione finale di un operatore, e apprendono da una knowledge base fornita da Columbus, affinando progressivamente le proprie risposte sulla base delle domande ricevute, delle risposte fornite e del riscontro dell'operatore umano.

È un percorso volutamente graduale. L'obiettivo non è sostituire il presidio umano, ma costruire un livello di assistenza in grado di gestire in autonomia le richieste più ricorrenti, lasciando ai tecnici gli interventi che richiedono davvero la loro competenza.

Visione futura

Il progetto ha reso monday.com un ecosistema su cui l'azienda può continuare a costruire. Proprio per questo Columbus Group e Impresoft Engage stanno già lavorando all'estensione della piattaforma a nuovi ambiti, con l'obiettivo di portare la stessa logica di processi connessi e dati centralizzati anche in aree che oggi restano fuori dal perimetro dell'intervento.

È il segno di un percorso pensato per durare nel tempo, in cui ogni nuovo passo si appoggia sulla struttura già costruita e ne amplia progressivamente il valore per l'intera organizzazione.