Il case study STEF | Impresoft Engage

Il cliente

STEF Italia con monday.com dà una spinta alla progettualità collaborativa aziendale

La logistica e il trasporto delle migliori eccellenze agroalimentari del nostro Paese viaggiano sempre sulla buona strada, grazie a STEF Italia. Parliamo della divisione italiana del gruppo multinazionale fondato in Francia nel 1920 e oggi prima rete europea nella distribuzione a temperatura controllata di prodotti per l’industria del comparto food and beverage.

L’azienda si occupa di prendere in consegna i generi alimentari freschi - in particolare prodotti caseari, salumi, panificati e surgelati in generale - garantendo una catena di stoccaggio e trasporto che permette in ogni passaggio di preservare al meglio tutte le caratteristiche qualitative e di sicurezza.

Una presenza capillare e una forte capacità di analisi delle necessità di ogni singolo cliente hanno permesso a STEF di crescere rapidamente nel nostro mercato. Circa 2500 collaboratori, di cui 1250 dipendenti diretti STEF, e oltre 30 piattaforme dedicate a 3 temperature (fresco 0-4 gradi, surgelato -25 gradi e termosensibile 5-18 gradi)

movimentano ogni anno 2,5 tonnellate di merce in transito da più di 4000 clienti e fino a 150mila punti di consegna in tutto il territorio nazionale.

Fedele all’ambizioso piano strategico dell’intero gruppo, STEF Italia ha portato avanti diversi progetti di ampliamento acquisendo solo negli ultimi anni altri tre grandi gruppi operanti nella logistica del freddo: il Gruppo Marconi (2018), Nagel Group (2021) e il Gruppo Svat (2022). In parallelo sta lavorando per rendere la propria struttura sempre più moderna, efficiente e innovativa, sempre con un’unica certezza: ogni nuova sfida arriva dritta a destinazione a bordo di monday.com.

"Eravamo alla ricerca di uno strumento efficace per la gestione dei progetti condivisi complessi, qualcosa che ci permettesse di superare i limiti del classico foglio Excel. Abbiamo fatto un’analisi di mercato su tutti gli strumenti digitali disponibili mettendo a confronto parametri come costo, potenzialità e facilità di utilizzo, e alla fine siamo andati sul sicuro scegliendo monday.com. Le funzioni base si imparano in un’ora, tantissime operazioni ripetitive sono automatizzate e tutte le risorse coinvolte sono sempre allineate ad ogni aggiornamento della singola attività. Credo però che l’elemento che fa davvero la differenza sia l’intuitività dell’interfaccia grafica, che lo rende davvero immediato da integrare nella propria quotidianità"

Flavio D'Innocente, Responsabile Innovazione & Project Manager in STEF Italia

La sfida

In STEF Italia le risorse coinvolte in ogni nuova attività di sviluppo del business condividono l’intero percorso su monday.com, monitorando in

tempo reale e perfettamente sincronizzato ogni stato di avanzamento. Il sistema infatti funziona come un vero task manager, che distribuisce carichi di lavoro, ricorda le scadenze e notifica a tutti gli aggiornamenti da parte di ciascun membro del gruppo di lavoro.

Tutto questo con una straordinaria possibilità di personalizzazione. monday.com infatti è un tool preconfigurato interamente online, accessibile da ogni postazione fissa o remota senza installazioni o attività di programmazione, ma può essere adattato in poco tempo e con grande intuitività a tutte le esigenze della propria gestione organizzativa interna.

STEF Italia lo ha integrato nel 2021 e oggi vanta 110 licenze attive e oltre 350 utenti partecipanti che ogni giorno possono apprezzare importanti vantaggi, come:

Collaborazione efficiente

monday.com offre un’unica area di lavoro a risorse di Business Unit o dipartimenti differenti che sono interessati da attività di sviluppo comuni. Nei processi di acquisizione di nuove aziende ha agevolato l’integrazione dei piani di lavoro, permettendo di trovare subito la perfetta sintonia tra le parti.

To do list più smart

L’operatività quotidiana della singola risorsa è ordinata e più completa, con la possibilità di inserire direttamente in monday.com materiali digitali, documenti e contenuti multimediali integrativi. E tutte le informazioni sono immediatamente condivisibili con gli altri membri del team.

Notifiche automatizzate

monday.com si preoccupa di segnalare in autonomia l’avvicinamento di nuove scadenze temporali, notificando al contempo tutti gli aggiornamenti sul completamento dei diversi passaggi.

Reportistica evoluta

Attraverso monday.com vengono predisposti all’istante report, dashboard e viste estremamente dettagliati, estratti direttamente dal sistema e con dati quindi sempre già aggiornati.

Ticketing digitale

In STEF Italia vengono gestite tramite monday.com anche le segnalazioni che arrivano al dipartimento innovazione da parte di altri dipartimenti aziendali. La richiesta in entrata viene gestita con un workflow digitale, fino a chiudersi con la risposta finale.

Gestione flotta

Lo sviluppo della flotta di automezzi di proprietà è stato gestito su monday.com, dalla pianificazione delle attività di recruiting al coordinamento con il team delle risorse umane, fino alla completa messa in piedi del servizio.

"Il nostro dipartimento si occupa dello studio di progetti di performance operative e dossier commerciali; sono stata coinvolta in un progetto di integrazione di un’azienda acquisita da STEF. Per noi che lavoriamo con tanti dati diversi, avere un unico canale di comunicazione per gestire in modo semplice processi lunghi e molto complessi è un vantaggio enorme. Soprattutto perché monday.com ci permette di coinvolgere tanti stakeholder di dipartimenti diversi, mettendoli a contatto diretto tra loro. I vantaggi maggiori sono l’aggiornamento in tempo reale e il monitoraggio costante delle varie attività."

Valeria Pavone, Solution Designer in STEF Italia

STEF e Impresoft Engage, destinazione futuro

Per l’avvio dell’integrazione di monday.com STEF Italia ha scelto Impresoft Engage, che dal 2021 è Gold Partner della piattaforma. Massima trasparenza e supporto costante sono ancora oggi i pilastri del percorso condiviso, un percorso orientato però a rendere STEF sempre più autonoma nello sviluppo del tool e nella gestione delle sue integrazioni.

Su monday.com sono stati avviati anche i primi esperimenti di condivisione strategica con le altre divisioni internazionali. Ma soprattutto lo strumento sarà un tassello fondamentale nella realizzazione del piano di sviluppo dell’intero Gruppo.

STEF è attivamente impegnata per un futuro sostenibile, secondo quelli che ha individuato come 5 pilastri: People Care, Customer Care, Planet Care, Customer Care e Innovation, che rappresenta la chiave di volta per arrivare anche a tutti gli altri obiettivi. Secondo Roberto Donelli, PR & Communication Manager in STEF Italia, monday.com avrà un ruolo fondamentale, perché rappresenta prima di tutto un’innovazione diretta, con una ricaduta immediata sul modo di intendere il lavoro, ma soprattutto permetterà di mettere su strada, con una direzione ben precisa, tutte le altre iniziative che da qui in avanti faranno arrivare sempre più lontano l'azienda.

"Il nostro percorso per strutturare la flotta di proprietà è stato interamente gestito tramite monday.com. È bastata un’ora di affiancamento da parte del team Innovazione e siamo stati subito autonomi nel prenderne le redini. Qualsiasi altro strumento sarebbe stato molto più macchinoso e difficile da gestire. Nel nostro caso l’aspetto vincente è legato all’automazione delle notifiche, che ci permette finalmente di non rincorrere i colleghi per segnalare ogni stato avanzamento. Devo dire che il primo ritorno dell’investimento è proprio nel tempo risparmiato e... sul livello di stress in meno"

Cristian Zerbini, Transport Manager in STEF Italia

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