Modula

Modula adotta un nuovo metodo progettuale come infrastruttura che sostiene crescita, controllo e performance operative

Modula è un'eccellenza italiana specializzata nella progettazione e produzione di magazzini verticali automatici. Con una presenza globale, l'azienda è un punto di riferimento per l'ottimizzazione della logistica e dell'intralogistica in svariati settori industriali.

Il progetto in breve

Modula ha trasformato monday.com nell’hub operativo del PMO, centralizzando demand, approvazioni, pianificazione e reporting in un unico sistema. I risultati emersi dall’analisi post-implementazione:

• Oltre 28.000 ore/anno di risparmio stimato sul lavoro complessivo

• 2.348 ore risparmiate al mese

• Fino a quasi 1.500 ore/mese di risparmio grazie alla standardizzazione dei flussi

• Adozione avanzata delle funzionalità chiave di monday.com: automazioni e form come leve per gestire end-to-end il flusso di demand management e approvazioni

La sfida

Frammentazione e assenza di centralità

Il punto di partenza della collaborazione è stato il contatto con Andrea Caruso, Responsabile del PMO di Modula in Italia. L'esigenza era chiara e urgente: mancava uno strumento centralizzato per la gestione di tutti i progetti aziendali.

Sebbene la filiale americana di Modula utilizzasse già monday.com con successo da alcuni anni, il suo impiego era limitato a un caso d'uso molto specifico: il ticketing interno per i malfunzionamenti dei macchinari.

In Italia, invece, la gestione dei progetti era frammentata. Le richieste arrivavano da diversi dipartimenti senza un processo standard, le approvazioni erano complesse da tracciare e la visibilità sullo stato di avanzamento, sui budget e sulle tempistiche era quasi nulla.

La soluzione

Un ecosistema di PMO centralizzato

Dopo un'attenta analisi delle esigenze con il PMO, è stato validato che monday.com, lo strumento già presente in azienda, fosse la soluzione ideale non solo per il ticketing, ma anche per fungere da colonna vertebrale dell'intero Project Portfolio Management.

L'implementazione si è sviluppata in diverse fasi strategiche:

Fase 1: migrazione e controllo IT

Come primo passo fondamentale, abbiamo gestito la migrazione dell'istanza sui server europei. Questo passaggio è stato cruciale per garantire al dipartimento IT di Modula il pieno controllo, la sovranità dei dati e la compliance, ponendo le basi per un'adozione sicura a livello aziendale.

Fase 2: analisi dei flussi e architettura

Impresoft Engage ha condotto un'analisi approfondita di tutti i flussi operativi e progettuali interni a Modula. L'obiettivo non era digitalizzare il caos, ma creare una struttura logica, robusta e scalabile.

Il risultato è stata la creazione di una struttura "ad albero" che parte da un singolo punto di ingresso per poi diramarsi in flussi di lavoro specifici.

Fase 3: la nuova architettura operativa

La struttura implementata rivoluziona il modo in cui i progetti nascono e vengono gestiti:

1. Hub di Demand Management: è stato creato un "imbuto" centralizzato dove convergono tutte le richieste di progetto provenienti da qualsiasi dipartimento
2. Workflow di approvazione: ogni richiesta inserita nella "Demand" segue un iter di approvazione chiaro. Vengono validati budget, tempistiche e priorità strategiche in base a peso, categoria e dipartimento richiedente
3. Smistamento intelligente: una volta approvato, il progetto viene smistato automaticamente:
   • Progetti grandi: viene creata una struttura dedicata e complessa di Project Plan, con fasi, milestone e task dettagliate
   • Progetti piccoli: viene generata una struttura più snella, ideale per iniziative con poche task, garantendo agilità senza appesantire il sistema.

monday.com ha trasformato la gestione dei progetti da frammentata a completamente governata, offrendo al management una visione chiara e data-driven dell’intero portafoglio e supportando decisioni strategiche più rapide e consapevoli.

Andrea Caruso - Project Manager, Modula Spa

I risultati

L'efficacia della soluzione implementata in Modula non è solo un successo interno, ma si traduce in un vantaggioso posizionamento strategico rispetto al mercato.

Per misurare in modo oggettivo il valore generato da monday.com, monday mette a disposizione un report periodico chiamato Value Delivery EBR (Executive Business Review). Si tratta di un check-up ufficiale della piattaforma che risponde a tre domande:

1. Quanto la piattaforma è davvero usata (adozione)?

2. Quanto è usata in modo evoluto (maturità)?

3. Che impatto concreto produce sul lavoro e sul business?

Successivamente, i dati vengono confrontati con aziende simili per settore (Manufacturing) e dimensione, per capirne le performance.

I principali dati dal report

L'impatto sul business è stato quantificato in un risparmio stimato di oltre 28.000 ore di lavoro all'anno: un dato che a livello mensile (2.348 ore risparmiate), posiziona Modula al livello dei "Best in class" del settore.

L'insight ancora più significativo e che conferma il successo della strategia PMO emerge nella parte di analisi dei dati: Modula supera le performance del top 20% del settore nella capacità di generare insight e reportistica.

Questo dimostra il pieno raggiungimento dell'obiettivo strategico: fornire alla direzione dati puliti, aggregati e azionabili.

Il vantaggio competitivo ottenuto è il risultato diretto delle scelte architetturali:

• Ottimizzazione dei processi: la nuova gestione dei processi genera il maggior risparmio (quasi 1.500 ore/mese) , grazie a un uso intensivo delle automazioni e dei form per gestire l'intero flusso di demand e approvazione dei progetti
• ROI accelerato: la capacità di standardizzare i flussi e ottenere insight in tempo reale si traduce in un ritorno sull'investimento e in un'agilità decisionale che i competitor, spesso bloccati su silos informativi, non possono eguagliare.

L'implementazione di questa nuova metodologia progettuale su monday.com da parte di Impresoft Engage ha quindi portato benefici immediati e tangibili:

• Centralizzazione totale: eliminati file Excel sparsi e processi confusi. Il PMO ha ora un'unica fonte di verità per tutte le iniziative aziendali.
• Visibilità completa: Il management può monitorare l'intero portafoglio progetti, mentre ogni dipartimento mantiene la visibilità specifica sulle proprie attività e task.
• Standardizzazione dei processi: dalla richiesta all'approvazione fino all'esecuzione, ogni progetto segue ora un flusso logico e tracciabile.
• Autonomia dipartimentale: pur essendo in un sistema centrale, ogni reparto (come il marketing o l'engineering) ha la propria area di lavoro dedicata, garantendo flessibilità operativa.

Visione futura

Un modello globale per il miglioramento continuo

Il progetto con Modula non è un intervento "una tantum", ma l'inizio di un percorso di trasformazione e miglioramento continuo. Il successo dell'implementazione italiana ha dimostrato il valore strategico di monday.com, posizionando la soluzione come un modello scalabile, pronto per essere adottato dalle altre filiali Modula nel mondo.

Dati unificati per la direzione

Il prossimo step strategico è presentare il modello italiano alle altre sedi internazionali.

L'obiettivo primario è replicare l'architettura del PMO creata in Italia anche nella filiale americana. Questo permetterà alla Direzione di Modula di avere, per la prima volta, una visione dei dati completa, pulita e consolidata sull'andamento dei progetti in tutte le principali filiali, consentendo decisioni strategiche basate su informazioni omogenee.

Integrazione dipartimentale

Parallelamente all'espansione internazionale, l'adozione della piattaforma continua a crescere verticalmente all'interno della sede italiana, estendendosi oltre la pura gestione progettuale:

• Engineering: stiamo integrando l'intero dipartimento di Ingegneria all'interno della piattaforma per la gestione delle loro attività e flussi di lavoro specifici.
• Ticketing "fermo macchina": è in fase di analisi l'espansione del modello di ticketing americano (attualmente isolato) per replicarlo in modo integrato anche nella realtà italiana, connettendolo ai processi aziendali.
• Creazione di "Champions Group": attraverso sessioni di training mirate, stiamo formando figure chiave interne ai vari dipartimenti (Marketing, HR, etc.) per massimizzare l'adozione dello strumento e renderli autonomi.
• Supporto al marketing: Il team marketing utilizzerà monday.com per la gestione centralizzata dei calendari editoriali, l'organizzazione di eventi e la pianificazione delle fiere.
• Digitalizzazione HR: l'obiettivo futuro è supportare il dipartimento Risorse Umane nella digitalizzazione dei processi di onboarding e offboarding, eliminando la frammentazione attuale (spesso basata su file Excel).