Come usare HubSpot: i primi passi (Aggiornato 2026)

Abbiamo già visto in un articolo dedicato che cos'è HubSpot (HubSpot: cos'è, chi lo usa, come funziona).

In questa guida introduttiva vedremo invece come usare HubSpot e quali sono i primi passi da compiere all'interno di questo strumento. 

In un mondo in cui il 68% dei marketer B2B lotta per convertire i lead, è facile sentirsi persi in un mare di dati e opportunità mancate.

HubSpot CRM non è solo l'ennesimo salvagente: è un sottomarino completamente attrezzato, progettato per navigare nel complesso oceano delle vendite ed emergere trionfalmente con nuovi clienti a bordo.

In questo articolo trovi:

• una spiegazione chiara di come funziona HubSpot (modello dati + logiche operative)

• una checklist in 10 step per partire nel modo giusto

HubSpot: come funziona e come usarlo

Se stai cercando “HubSpot come funziona”, la risposta è semplice: HubSpot è una piattaforma CRM che centralizza dati clienti, attività e processi (marketing, vendite e service) in un unico sistema, così i team lavorano sugli stessi record, con automazioni e report condivisi.

HubSpot: come funziona

HubSpot funziona così:

1. Dati nel CRM (oggetti e record): contatti, aziende, deal, ticket e (se serve) oggetti personalizzati

2. Relazioni e storico attività: ogni record può essere associato ad altri record e raccoglie email, meeting e interazioni

3. Processi: pipeline per gestire fasi di vendita o assistenza e automazioni (workflow) per far avanzare le attività senza lavoro manuale

4. Misurazione: dashboard e report per monitorare funnel, performance e SLA

5. Connessioni: integrazioni (Marketplace) e connessione inbox per tracciare le conversazioni e lavorare dal CRM

HubSpot: come usarlo

Più nel dettaglio, la piattaforma CRM di HubSpot ti permette di:

• Definire obiettivi aziendali misurabili: per allineare le tue aspirazioni con passi concreti e monitorare il progresso ad ogni passo
• Creare buyer persona mirate: per comprendere profondamente i tuoi clienti ideali, anticipare le loro esigenze e adattare il tuo approccio per massimizzare l'impatto
• Trasformare il tuo sito web in un magnete per la generazione di lead: per attrarre, coinvolgere e qualificare i lead in modo efficiente con le giusta strategie di lead generation, pagine di destinazione (landing page) ottimizzate e campagne mirate
• Sfruttare il potere dell'automazione: per liberarti dai compiti noiosi e lasciare che i workflow di HubSpot guidino i lead attraverso il percorso dell'acquirente con interazioni personalizzate
• Ottenere insights basati sui dati: per analizzare le metriche chiave, identificare ostacoli, ottimizzare la tua strategia e migliorare continuamente il tuo funnel di vendita
• Nutrire i lead con rilevanza e cura: per offrire contenuti e supporto personalizzati ad ogni fase, garantendo un percorso fluido e coinvolgente verso la conversione.

In poche parole? HubSpot CRM ti fornisce tutti gli strumenti e i dati di vendita di cui hai bisogno per lavorare bene nel 2026, raggiungere una crescita sostenibile e lasciare la concorrenza alle tue spalle.

Come usare HubSpot: checklist in 10 step

1) Definisci cosa deve migliorare

Prima di iniziare ad usare HubSpot, idealmente dovresti scegliere dei risultati misurabili per l'utilizzo di HubSpot (es. “ridurre tempi di follow-up”, “aumentare conversione MQL→SQL”, “tagliare lead dispersi”).

Questo ti permette di avere KPI condivisi e owner chiari per ogni area o progetto (ad esempio: marketing, sales, service).

2) Mappa i dati minimi e il modello CRM

In HubSpot CRM i pilastri fondamentali sono:

• Oggetti (contatti, aziende, deal, ticket…)

• Record (la singola scheda)

• Proprietà (campi)

• Associazioni (relazioni tra record)

Se hai esigenze specifiche (es. “impianti”, “abbonamenti”, “commesse”), puoi valutare i custom objects di HubSpot.

3) Importa i dati “puliti”

HubSpot permette import massivi di record (contatti/aziende…) e anche di attività. 

Prima di importare: deduplica, standardizza email/azienda, definisci proprietà obbligatorie e regole precise anti-duplicato.

4) Crea (o adatta) le pipeline

Le pipeline di vendita rendono visibile il processo commerciale: fasi, regole e proprietà richieste per avanzare. 

Consiglio: è meglio una pipeline semplice che viene usata davvero, rispetto a una perfetta che nessun commerciale compila.

5) Connetti l’inbox e il calendario

Collegare l’email personale consente invio 1:1 dal CRM, logging delle risposte e uso di strumenti sales in inbox. In questa fase vanno definite regole chiare su “log/track” (privacy e governance).

6) Crea i punti di ingresso (form, meeting, chat) e traccia il sito

Obiettivo: far entrare richieste e generare lead in modo strutturato e misurabile (e non in mille canali scollegati).

7) Segmenta liste e standardizza le definizioni

Definisci cosa significa per la tua azienda:

• Lead

• MQL (Marketing Qualified Lead) e SQL (Sales Qualified Lead)

• Opportunità

• Cliente

Senza definizioni condivise, i report “mentono” anche se sembrano precisi.

8) Attiva le prime automazioni (workflow)

I workflow servono per automatizzare processi di marketing, sales e service (email, task, cambi stato, assegnazioni, ecc.).

In una fase iniziale è consigliato partire da 2-3 automazioni “low risk”:

• assegnazione lead a un owner

• reminder automatici

• aggiornamento proprietà/pipeline su eventi chiari

Nota: alcune funzionalità di workflow dipendono dal piano (verifica prerequisiti nel tuo account).

9) Costruisci una dashboard per prendere decisioni accurate

Puoi creare e gestire dashboard, aggiungere report e condividerli. 

Inizia con 6–10 metriche massimo, collegate agli obiettivi iniziali.

Esempio: potresti avere 1 dashboard per la direzione + 1 per ogni team operativo.

10) Integra ciò che già usi (ERP, eCommerce, PM, BI…)

Il Marketplace HubSpot permette di installare numerose app/integrazioni per connettere strumenti e dati.

La facilità di queste integrazioni è uno dei vantaggi più grandi: HubSpot diventa davvero il tuo Hub per gestire processi end-to-end.

AI in HubSpot: cosa aspettarti da Breeze

Se nel tuo account è attivo, Breeze,  assistente AI di HubSpot, include strumenti come Assistant (Copilot) e agenti scaricabili/customizzabili dal Marketplace/Breeze Studio. 

Pensa a Breeze come acceleratore: utile, ma funziona bene solo se dati e processi sono già impostati correttamente. Per maggiori dettagli leggi "Come usare Breeze: primi passi con l'AI di HubSpot".

Errori comuni quando si inizia ad usare HubSpot

• Importare tutto senza un modello dati minimo (proprietà e regole)

• Creare pipeline troppo complesse

• Fare automazioni prima di definire criteri (MQL/SQL, ownership, SLA)

• Misurare troppo e decidere poco (dashboard senza owner)

Impostare la strategia di HubSpot CRM

Il 2026 rappresenta un anno ricco di potenzialità che però richiede un percorso attentamente tracciato.

Impostare una strategia in HubSpot CRM significa andare oltre la semplice configurazione dello strumento. Vuol dire progettare un sistema che colleghi dati, processi e team in un’unica vista del cliente, così da trasformare ogni interazione (marketing, sales e service) in un’azione misurabile e replicabile.

Per farlo in modo efficace, è utile ragionare lungo tre direttrici complementari: usare il CRM come motore di generazione di lead, ottimizzare continuamente la strategia in base ai risultati e, infine, costruire un’esperienza coerente che favorisca la fedeltà del cliente nel tempo. Nei prossimi paragrafi vediamo come.

HubSpot CRM è una bussola potente basata sui dati, pronta a guidarti verso il successo misurabile e realizzabile.

Questa sezione, illustra i primi passi cruciali per raggiungere i tuoi obiettivi nel 2026:

1. Definisci i tuoi obiettivi aziendali

   Dimentica le idee poco chiare. Questo è il momento per una ottenere una visione nitida.

   Crea obiettivi smart, specifici, misurabili, realizzabili, rilevanti e vincolati al tempo.

   Non pensare solo a "più lead", quantifica con precisione i tuoi obiettivi.

   I tuoi obiettivi dovrebbero essere simili a qualcosa come "20% di lead qualificati attraverso campagne di social media mirate" o "aumentare la fidelizzazione dei clienti del 15% con sequenze di nurturing via email personalizzate".

   E assicurati che questi obiettivi di HubSpot risuonino con la visione della tua azienda. Lascia che HubSpot CRM sia il ponte tra le tue ambizioni e la realtà.

2. Costruisci le buyer persona 

   Focalizzati nel creare buyer persona realistiche, come 'Sara: l'imprenditrice di un'azienda manifatturiera che fattura 50 milioni, sotto pressione per il lancio di una nuova business unit aziendale', o 'Marco, l'IT Manager esperto di tecnologia che cerca soluzioni AI per aumentare la produttività e gestire in modo più efficace ticket interni'. Approfondisci i loro bisogni, le loro sfide, la mappa invisibile che guida i loro processi decisionali.

   Più sarai in grado di comprenderli, più efficacemente puoi personalizzare il tuo messaggio, parlare il loro linguaggio e guidarli verso una conversione senza soluzione di continuità.

3. Ottimizza la tua presenza online

   Trasforma il tuo sito web da una brochure statica in un paradiso della conversione che sia user-friendly, dove ogni clic sembra un passo più vicino al raggiungimento dei loro desideri. Abbandona la navigazione disordinata, lucida ogni call to action fino a farla brillare irresistibilmente.
   
   Applica il framework del Loop Marketing di HubSpot ed esprimi il tuo messaggio, adattalo al tuo pubblico, amplificalo su più canali e fallo evolvere in tempo reale.
   
   Sfrutta gli A/B test per identificare e annientare gli ostacoli alla conversione. Personalizza i contenuti e le offerte con gli strumenti di vendita di HubSpot, assicurando che ogni visitatore si senta come se fosse atterrato nel posto giusto.
   
   Ricorda, un sito web user-friendly e incentrato sulla conversione è la tua prima impressione, il tuo pitch di vendita più cruciale.

Il motore di generazione di lead

Dimentica la ricerca di lead senza un obiettivo preciso. La strategia di HubSpot CRM è un motore di generazione di lead ad alte prestazioni progettato per alimentare la tua traiettoria di crescita nel 2026.

Questa sezione ti fornisce i componenti principali per accendere e mantenere un potente sistema per attirare e convertire lead qualificati:

1. Utilizzare gli strumenti di vendita di HubSpot

   HubSpot non è una scatola degli attrezzi; è un arsenale sofisticato:
   
   - Crea campagne email mirate che affrontino direttamente le esigenze dei tuoi clienti ideali
   - Sfrutta i social media per posizionare strategicamente il tuo brand
   - Progetta moduli user-friendly che catturino informazioni rilevanti senza sforzo
   
   Ogni strumento è uno strumento di precisione nel tuo processo di generazione di lead e HubSpot fornisce l'esperienza per impugnarli efficacemente, guidando l'acquisizione costante di lead.
   
   

2. Creare offerte irresistibili
   

   Attrae i lead richiede più che semplici promesse. Costruisci offerte convincenti che agiscano come potenti magneti. Sviluppa contenuti premium ricchi di spunti pratici, ospita webinar colmi di conoscenze del settore o cura ebook pieni di soluzioni pratiche che ti aiutano a convertire i visitatori del tuo sito web in lead.
   
   Queste offerte, personalizzate secondo le preferenze dei tuoi clienti ideali, mostrano il valore che offri, attirandoli più in profondità nel tuo funnel di vendita. Ricorda, le offerte irresistibili sono il carburante che mantiene in funzione il tuo motore di generazione di lead senza problemi.
   
   

3. Nutrire i lead con cura personalizzata

   I lead non sono statistiche; sono utenti in viaggio. La strategia di HubSpot CRM ti permette di guidarli attraverso ogni fase con cura personalizzata.
   
   Immagina sequenze di email dinamiche che sembrano conversazioni individuali, raccomandazioni di contenuti personalizzati che affrontano le loro preoccupazioni specifiche e supporto proattivo che anticipa le loro esigenze.
   
   Coltivare queste relazioni costruisce fiducia, favorisce la fedeltà e trasforma infine i lead in clienti fedeli, la ricompensa ultima del tuo motore di generazione di lead. E quale modo migliore se non quello di sfruttare attività di marketing automation?
   

Ottimizzazione della strategia di HubSpot CRM

Il tuo processo di vendita è ancora bloccato tra compiti ripetitivi e appesantito da inefficienze?

È ora di volare verso nuove vette con un motore di vendita snellito e alimentato da HubSpot CRM. Non si tratta solo di risparmiare qualche minuto; si tratta di una trasformazione radicale, un salto dalla strisciante lentezza al volo supersonico.

1. Automazione dei workflow
   Sapevi che i compiti ripetitivi rubano in media il 23% della tua giornata lavorativa?
   Il software di automazione del marketing di HubSpot sono la tua arma segreta, gestendo quei compiti ripetitivi con facilità. Immagina un mondo in cui i lead vengono valutati automaticamente, i calendari si aggiornano come per magia e sei libero di concentrarti sugli sulla chiusura degli affari, non sulla lotta con i fogli di calcolo. In altre parole, il software di automazione del marketing è il tuo jetpack, che ti spinge verso l'efficienza massima.
   
   
2. Decisioni basate sui dati
   Le possibilità offerte da HubSpot in termini di analisi dei dati trasformano i numeri nella tua arma segreta aziendale.
   Traccia metriche chiave come un ninja dei dati, dai tassi di conversione all'engagement via email e guarda il tuo funnel di vendita trasformarsi.
   
   
3. Abbracciare il miglioramento continuo
   HubSpot aggiunge costantemente nuove funzionalità HubSpot CRM e milgiora quelle esistenti più velocemente di quanto tu possa dire "A/B test". Resta un passo avanti curando questi progressi. Assicurati di essere sempre al passo con gli strumenti di vendita di HubSpot più aggiornati e delle migliori pratiche CRM per massimizzare il tuo investimento in HubSpot.
   

Promozione della fedeltà del cliente

Nel paesaggio competitivo di oggi, le aziende in crescita non stanno solo acquisendo clienti; stanno coltivando sostenitori fedeli. L'implementazione della giusta strategia di HubSpot CRM detiene la chiave per sbloccare questo potere trasformativo.

Ecco come farlo:

• Dare priorità a fornire un servizio clienti eccezionale

• Personalizzare ogni interazione

Sono passati i giorni delle comunicazioni generiche, uguali per tutti. La giusta strategia di HubSpot CRM ti permette di creare esperienze personalizzate che risuonano profondamente con ogni cliente. In altre parole, sfrutta gli insights basati sui dati per adattare il tuo messaggio, consigliare prodotti rilevanti e anticipare le loro esigenze con precisione. Quindi lascia che la tua strategia di HubSpot CRM sia la tua arma segreta per creare connessioni autentiche, rilevanti e profondamente gratificanti.

• Trasformare i clienti in sostenitori

I clienti fedeli non sono solo destinatari passivi; sono coloro che amplificano il messaggio del tuo brand con entusiasmo contagioso. HubSpot fornisce gli strumenti per coltivare queste relazioni, incentivare i referral passaparola e premiare la fedeltà con vantaggi personalizzati. I clienti fedeli spendono in media il 67% in più rispetto ai nuovi clienti. Quindi, trasforma i sorrisi soddisfatti in advocacy del marchio, coltiva una comunità di campioni e guarda il tuo successo raggiungere nuove vette.

Ecco qui tre suggerimenti bonus di HubSpot per trasformare il motore della tua strategia di HubSpot CRM:

1. Integra il tuo HubSpot
   Dimentica i silos di dati e i flussi di lavoro frammentati. Abbatti i muri e unifica il tuo ecosistema digitale. Collega HubSpot al tuo software di contabilità, agli strumenti di gestione dei progetti e persino al tuo negozio online.
   Immagina una sincronizzazione dell'inventario senza soluzione di continuità con WooCommerce, campagne B2B automatizzate alimentate dai dati di BigCommerce o conversioni dei clienti istantanee con l'integrazione di FormPay HubSpot. Non fermarti qui! Automatizza i premi personalizzati con i Coupon Automatici di HubSpot, o gestisci tutta la tua avventura di vendita multi-canale da una piattaforma HubSpot CRM con Magento e Shopline. Gli stack tecnologici integrati aumentano la redditività del 23%. Quindi, collega i tool, potenzia le tue vendite e il marketing di HubSpot e guarda  il tuo team eCommerce a lavorare in armonia.
   
   
2. Decisioni basate sui dati
   I dati non sono solo numeri; traccia i tassi di conversione, il Customer Lifetime Value (CLV) e le prestazioni delle campagne con precisione. Scopri tendenze nascoste come carrelli abbandonati o pagine poco performanti come un tracker esperto. In altre parole, adatta la tua strategia con agilità.
   
   
3. Abbracciare l'innovazione 
   HubSpot non è statico; è un ecosistema vivo ed evolutivo. Nuove funzionalità di HubSpot CRM nascono rapidamente. Investi nell'apprendimento continuo. Padroneggia nuovi strumenti di vendita di HubSpot come la valutazione automatica dei lead e i Breeze AI Agents, conquista le best practice CRM e resta aggiornato sulle ultime novità di HubSpot.

Riflessioni finali

Hai navigato decisioni basate sui dati, abbracciato il miglioramento continuo e ottimizzato ogni angolo del tuo percorso di crescita tramite la strategia di HubSpot CRM. Ricorda: il cammino verso il successo non è lineare; è un'ascesa tortuosa alimentata da un'adattamento costante e da un'innovazione implacabile.

E il tuo team non è lasciato a sé stesso per capire come funziona HubSpot.

Impresoft Engage, Elite Partner HubSpot e tra i migliori partner HubSpot in Italia, è la tua guida di fiducia che può aiutarti a conquistare ogni vetta e navigare il terreno in continua evoluzione di HubSpot. Semplifichiamo i tuoi processi, scopriamo insights nascosti e responsabilizziamo il tuo team per agire con un solo focus, la crescita.

Non limitarti a guardare il tuo potenziale: alimentalo!

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