Articolo aggiornato in data 17 novembre 2025
Task Management, questo sconosciuto. Uno dei maggiori problemi che le aziende incontrano nell'organizzazione del lavoro quotidiano riguarda proprio la capacità di gestire il workflow delle cose da fare in modo strutturato e secondo una sequenza ordinata di step.
Le responsabilità si mescolano, le scadenze saltano, gli obiettivi si confondono. E il risultato è, se va bene, un grandissimo spreco di tempo e risorse nell’arrivare al traguardo. Se va male, non raggiungerlo affatto.
Questo perché nel lavoro in team ci sono tantissime variabili che complicano la vita. In particolare gli aspetti più critici sono certamente:
E quindi come uscire vivi da tutto questo, smettendo di rodersi il fegato? Semplice: dando finalmente una forma comprensibile al caos attraverso un buon task management!
Una gestione efficace dei task permette ai team di lavorare con maggiore chiarezza, priorità e continuità, senza perdere informazioni tra email, chat e file sparsi. monday.com è una piattaforma di project management molto pratica con cui puoi pianificare, assegnare e monitorare tutte le attività aziendali in un unico spazio, automatizzare i processi ripetitivi e ottenere dashboard sempre aggiornate, così da ridurre ritardi, duplicazioni e colli di bottiglia.
Partiamo dal principio. Per capire cos’è uno strumento di task management e che vantaggi può portare un sistema di tracciamento dei processi all’interno della tua azienda, dobbiamo considerare che si tratta di un passaggio più evoluto rispetto a una semplice “lista delle cose da fare”.
Per task management si intende l’insieme delle attività necessarie per organizzare, assegnare, monitorare e completare i compiti all’interno di un team o di un’azienda.
È diverso - ma strettamente collegato - al project management: mentre i progetti sono iniziative più complesse, i task sono l’unità operativa che permette ai team di avanzare ogni giorno.
Un buon task management permette di:
Eppure, nella maggior parte delle aziende, la gestione delle attività è ancora dispersa tra email, chat, note, fogli Excel e messaggi non tracciati.
Quando il lavoro non è centralizzato, le conseguenze sono immediate:
Le attività si perdono tra email, messaggi e meeting
Nessuno ha una visione d’insieme su ciò che il team sta facendo
Le responsabilità diventano poco chiare (chi deve fare cosa?)
I manager non riescono a capire chi è sovraccarico e chi sottoutilizzato
I ritardi diventano frequenti e imprevedibili
I team smettono di collaborare e lavorano “a compartimenti stagni”.
Segnali che ti aiutano a capire che serve un tool di task management
Se ti ritrovi in almeno due di questi punti, una piattaforma strutturata come monday.com può fare una grande differenza. |
I software e tool online per il task management sono tantissimi e propongono funzioni molto simili tra loro, almeno a livello base. Noi di Impresoft Engage però abbiamo scelto di puntare su monday, che con la suite monday Work Management offre molto ma molto di più per fare decollare la tua produttività.
Innanzitutto l’interfaccia grafica, che è intuitiva, pulita ed essenziale. Un vero punto di forza su cui gli sviluppatori hanno lavorato tantissimo, proprio per agevolare al massimo l’esperienza di ogni utente. A prescindere dal livello di competenza e dimestichezza nei confronti degli strumenti digitali più innovativi.
Ma sono le funzioni integrative, in particolare a renderlo lo strumento perfetto per l’organizzazione dei progetti di lavoro in team. monday infatti è preconfigurato ma offre possibilità di personalizzazione no code praticamente illimitate. E il tutto in pochi clic.
Così puoi trasformare il tuo tool di task management online nel vero centro di comando operativo della tua attività.
Abbiamo visto cos’è monday Work Management e conosciuto le sue principali caratteristiche distintive. Adesso è il momento di capire come integrare le sue funzioni più interessanti alla tua attività quotidiana. Perché stringi stringi, la prima regola del successo di ogni buon strumento di task management è sempre quella: definire con il proprio team il modo standard per utilizzarlo al meglio.
E sulla base delle funzioni più apprezzate, possiamo indicarvi le 5 mosse magiche che vi porteranno a scoprire di non poterne più fare a meno.
Addio allegati e documenti sperduti in cartelle da qualche parte nel server. Ogni progetto ha i suoi file, caricabili facilmente e direttamente nella singola scheda di lavoro, anche solo trascinandoli con il mouse.
Niente più mail da archiviare. Con monday anche le comunicazioni tra membri del team sono sempre collegate alle schede di lavoro, tramite sistemi di chat agganciati direttamente al singolo progetto e con la possibilità di taggare i singoli referenti coinvolti.
Con la funzione Timeline puoi impostare non solo le scadenze di una consegna, ma anche le date di avvio attività, in modo da pianificare al meglio i carichi di lavoro sulla base di priorità e tempi di esecuzione.
Quanto tempo dedichi a un singolo progetto? Un parametro fondamentale per definire al meglio il margine netto di ogni sforzo. Con la funzione Monitoraggio Tempo puoi cronometrare tutte le attività per avere tutto sotto controllo.
Devi condividere i tuoi task con clienti, partner esterni o project manager? Puoi creare tutte le visualizzazioni che vuoi, dando modo a chiunque di accedere in uno spazio protetto dove visionare stati avanzamento, carichi di lavoro e informazioni di carattere generale.
Questi use case rendono la piattaforma flessibile e adattabile a qualunque processo e a qualunque funzione della tua azienda:
Attività creative
Revisione contenuti con stakeholder
Follow-up automatici
Task di pre-vendita
Coordinamento con l’amministrazione
Micro-ticket per richieste IT, HR, Finance
SLA interni
Allineamento richieste multi-team
Checklist periodiche
Manutenzioni
Standard operativi ripetitivi
Backlog
Sprint management
QA e testing
L’AI di monday.com potenzia ulteriormente la gestione delle attività.
Genera automaticamente task a partire da testo o email
Riassume discussioni e commenti lunghi
Suggerisce priorità e assignees
Individua colli di bottiglia
Analizza ritardi e propone soluzioni
Crea automazioni intelligenti
L’AI crea la to-do list settimanale del team basandosi sui carichi di lavoro
In un clic riassume gli aggiornamenti della board
Notifica un manager quando una risorsa sta accumulando ritardi
Propone di spostare task da una persona sovraccarica a una disponibile
Nomina un owner del processo
Inizia da una sola area (non tutto insieme)
Usa board chiare e standardizzate
Evita complessità inutili nelle fasi iniziali
Automatizza solo passaggi ripetitivi
Mantieni una dashboard condivisa come “single source of truth”
Rivedi periodicamente processi e automazioni
Fin qui ti abbiamo detto la nostra, elencandoti le principali funzioni di Work Management che a nostro avviso lo rendono l’arma in più con cui affrontare la giungla della gestione di flussi operativi complessi. Tu però puoi metterlo subito al lavoro, per vedere in concreto come se la cava in base alle tue necessità.
La piattaforma infatti ti da la possibilità di richiedere una prova gratuita di monday per esplorare tutte le sue incredibili funzionalità. Attivala in pochi click e inizia a organizzare in modo differente il tuo lavoro. Vedrai subito davanti ai tuoi occhi la differenza.
Scegli un template o crea una board personalizzata, aggiungi colonne per stato, owner, scadenze e priorità e definisci le automazioni fondamentali.
Sì, il piano gratuito permette di gestire attività e collaborare con un numero limitato di utenti.
Sì. monday AI può trasformare testo, email o riunioni in task strutturati.
Sì. monday Work Management è una piattaforma completa che integra task, progetti, dashboard, processi, automazioni e AI.
Qualsiasi team, come ad esempio: marketing, sales, operations, IT, finance, HR e Customer Service.